Administratief/financieel?

In het interne ondezoek van de stuurgroep wordt een onderscheid gemaakt tussen “administratief/financiële” issues en “sturing door de stuurgroep HvD”.

Een poging om de inschattingsfouten die juist veelal politiek gemotiveerd zijn af te doen als “administratief/financieel” zal de suggestie wekken dat het niet aan de stuurgroep en de politici ligt maar aan het kantoor: de projectorganisatie.

Onderstaand ’n paar mogelijke (enigszins ironisch bedoelde) antwoorden op de vragen uit de catagorie “administratief/financieel”.

1)Is bij de businesscase 2005 uitgegaan van de juiste uitgangspunten en zijn effectieve methodieken gehanteerd om tot een begroting te komen.

Antwoord: Ja natuurlijk is er van de juiste uitgangspunten uitgegaan. Het allereerste uitgangspunt was acceptatie van de plannen in het politieke besluitvormingstraject.
Daarvoor hebben we onder andere marktdruk geintroduceerd. Dat leverde al wat miljoenen op. De politiek had er al voor gezorgd dat de indruk ontstond dat vanuit de regio zo’n 70 miljoen zou worden bijgedragen. Dat werden er maar 45. Zo ga je al snel naar de 40 miljoen. Oeps, toevallig in de orde van grootte van het tekort.
Maar ja, we moesten wel hè.

En wat is een businesscase. In februari 2005 dachten we nog dat het 126 miljoen zou kosten. Maar we hadden gewoon geen geld genoeg. Dus we hebben ’n beetje creatief gerekend. Kwamen we in april 2005 toch nog op 104,5 miljoen uit.

Best knap en ’n prima uitgangspunt toch? Voor dat geld moesten we het doen. Hoeveel het plan echt zou kosten was iets om later het hoofd over te breken.
Nogmaals, de politiek vroeg en wij leverden. De vraag hoort dus thuis onder de noemer: sturing door de politiek.

De gebruikte methodiek staat overigens ook wel bekend onder naam DIMDIW; duim in de mond, duim in de wind.

2) Welke externe omstandigheden hebben de uitkomsten van de businesscase 2005, vanaf 2005, beïnvloed en wat zijn de gevolgen hiervan voor de raming.

Antwoord: Ach ja, de wereld ziet er altijd anders uit dan je denkt? Zo had ProRail in 2003 al een heel ander beeld dan wij, adviseurs en ambtenaren.

Uit de alternatievenstudie van 2003 blijkt dat de planners van Pro Rail heel afwijkende uitkomsten (hogere kosten) kregen over bepaalde varianten dan de ambtenaren en de consultants. Maar dat kon niet anders.

Oorzaak: zie antwoord vraag 1, het zo gunstig mogelijk voorstellen van de kosten. Dus ook dit is een politieke vraag.

3)Hadden deze omstandigheden vooraf kunnen worden voorzien en is hier rekening mee gehouden bij het opstellen van de businesscase 2005.

Antwoord: Ja, natuurlijk hadden we deze omstandigheden al lang voorzien. Maar dat is normaal toch. Dat gaat in ieder project zo. En daar gaat ’t niet om. Waar het om gaat is dat je het project door de besluitvorming moet zien te krijgen. Later kom je met betere cijfers op de proppen.

Dat raadslid in Rheden die al in 2005 over externe controle begon te zeuren kon gelukkig geen kwaad. De meeste andere vrijetijdspolitici hielden zich keurig aan de regels en hebben braaf hun kop in het zand gestoken. Zoals het hoort! Alle complimenten daarvoor.

4) Is bij de risicoinventarisatie 2005 rekening gehouden met deze omstandigheden en zijn adequate maatregelen benoemd. Zijn deze maatregelen ook toegepast.

Antwoord: Risicoinventarisatie? De grootste risico’s zijn politici, lastige burgers, belangenverenigingen en jullie met je stomme vragen. Denk je dat we helderziend zijn of zo? En over welke maatregelen heb je het?

5)Is de administratieve en financiële administratie op orde en zijn de juiste instrumenten ingezet voor de sturing en de beheersing van het project.

Antwoord: Ja natuurlijk is de financiële administratie in orde. We moesten één keer per kwartaal rapporteren. Je hebt ’n pot met geld en je hebt facturen. Die betaal je en je noteert de bedragen.

In de afgelopen jaren hebben we zeker twee rapportages opgeleverd. Dus dat hebben we keurig gedaan hoor. En dat die rapportages niet aansluiten op de businesscases is een detail. Daar moet de rekenkamercommissie van Rheden niet over zeuren. Die amateurs kunnen we overigens best hebben. Kluitjes voor het riet zijn er genoeg.

Als die stomme burgers nu ook nog hun mond houden dan zouden wij eindelijk eens aan het werk kunnen gaan. Die zijn trouwens wel even verantwoordelijk voor het tekort. Slap inspraakgeklets en workshops. Wat ’n verspilling! Maar ja, er zijn collega’s die daar weer aan kunnen verdienen.

En instrumenten voor de projectadministratie? Dat weet de stuurgroep toch? Waarom vraag je het niet aan hen. De stuurgroep was het altijd met ons eens.

6)Heeft rapportage volledig en tijdig plaats gevonden.

Antwoord: dat zeg ik toch. We hebben zeker twee keer gerapporteerd. Per keer wel twee tot vier A4-tjes. En de stuurgroep was daar uiterst tevreden over.

7) Hoe moet de kwaliteit van de bijstelling van de raming worden beoordeeld (uitgangspunten, criteria).

Antwoord: dat moet je mij niet vragen? Formuleer eerst maar ‘ns wat kwaliteit is?

Moraal van het verhaal.
Het zo gunstig mogelijk voorstellen van kosten en baten is een bekend politiek fenomeen. Liegen om een project geaccepteerd te krijgen loont (Flyvbjerg). En vervolgens volgt (politieke) verstrikking in de optimistische scenario’s.

En de administratie en projectbeheersing was gewoon slecht. Er werd niet op tijd gerapporteerd, de rapportages waren niet transparant, leverden geen houvast en sloten niet aan op de businesscase. Oncontroleerbaar. En daarvoor was de stuurgroep de eerstverantwoordelijke.

De scheiding in onderzoeksgebieden tussen “administratief/financieel” en “Sturing door de stuurgroep HvD” is dan ook kunstmatig en bedoeld om de schuldvraag te spreiden en de schuld voor het administratieve falen vooral bij de projectorganisatie neer te leggen. Het zal best zijn dat de projectadministratie en de financiële planning niet in orde waren maar dat was allemaal boven water gekomen als mijn voorstellen voor een strikt rapportageprotocol en externe controle in 2005 waren geaccepteerd.

De stuurgroep is en blijft gewoon volledig verantwoordelijk voor de projectbeheersing, de projectorgansiatie, de aanpak, de adminsitratie en de financiën: gewoon voor ALLES verantwoordelijk. En het helpt niet als je ’n paar ambtenaren of consultants als zondebok aanwijst. Dat is juist een extra teken van zwakte.

En voor de volledigheid: 23 van de 27 Rhedense gemeenteraadsleden hebben door hun afwijzing van het rapportage- en controleprotocol in 2005 hun controlerende plicht eveneens ernstig verzaakt.


De categorie vragen "sturing door de stuurgroep HvD" laat ik even voor wat ze zijn.

En wat mij betreft. Het valt me steeds moeilijker om dit circus nog serieus te nemen.