Een primeurtje. Met dank aan Martijn Leisink van de D66 statenfractie.Onderstaand de volledige opdrachtformulering voor het interne onderzoek van project Hart van Dieren die in opdracht van de stuurgroep (gedeputeerde van Haaren en wethouder Wilschut) wordt uitgevoerd.
We weten dat onze bestuurders niet erg van pottenkijkers houden.
Dat blijkt ook nu weer want het op 22 oktober 2007 gedateerde document is alleen bedoeld voor Provinciale Staten en Gedeputeerde staten van de provincie Gelderland, Directie ProRail en de Gemeenteraad,het College van B&W van de gemeente Rheden en de stuurgroep.
Daar denk ik iets anders over en ik ben blij dat ik deze informatie met jullie kan delen. Uiteraard is commentaar van harte welkom.
1 Inleiding
1.1 Doel van het document
De stuurgroep Hart van Dieren heeft verzocht een nader onderzoek in te stellen naar de kwaliteit van de administratieve, financiële en bestuurlijke aspecten bij het project Hart van Dieren.
In dit document wordt de opdrachtformulering uiteengezet, die ná de vaststelling door de stuurgroep Hart van Dieren als opdracht geldt voor het uitvoeren van het onderzoek door het onderzoeksteam.
1.2 Lezerskring
- Provinciale Staten en Gedeputeerde staten van de provincie Gelderland, Directie ProRail en de Gemeenteraad en het College van B&W van de gemeente Rheden.
- Stuurgroep Hart van Dieren (ter vaststelling) opdrachtgever
2 Onderzoeksbeschrijving
Dit hoofdstuk geeft een nadere uitwerking van de aanleiding van het onderzoek en gaat nader in op de doelstellingen en de onderzoeksvragen die centraal staan in het uit te voeren onderzoeken.
Tevens geeft dit hoofdstuk inzicht in de randvoorwaarden voor het onderzoek, het type onderzoek en de wijze waarop zal worden gerapporteerd over de uitkomsten van het onderzoek.
2.1 Aanleiding
Situatieschets
Begin september is vanuit het projectbureau Hart van Dieren richting de betrokken partijen (provincie Gelderland, ProRail en gemeente Rheden) kenbaar gemaakt dat er sprake is van een forse verschillen in de Businesscase 2007 in vergelijking tot de oorspronkelijke Businesscase 2005.
De Businesscase 2007 is een actualisatie van de Businesscase 2005 en is uitgevoerd door het projectbureau Hart van Dieren in opdracht van de genoemde partijen. De Businesscase 2007 laat een fors, geraamd, tekort zien op de oorspronkelijke begroting van de Businesscase 2005.
Op grond van de huidige inzichten bedraagt dit tekort nu circa € 42 miljoen. Het tekort is aanzienlijk te noemen, zeker gezien de totale omvang van het project dat in de Businesscase 2005 is geraamd op circa € 100 miljoen.
Afgelopen periode zijn verschillende signalen afgegeven en zijn verwachtingen gewekt die korte tijd daarop moesten worden bijgesteld. Zo is in de stuurgroepvergadering
van 29 juni 2007 door het Projectbureau nog melding gemaakt van een geraamd tekort van een veel geringere omvang dan nu bekend is geworden.
Ook wordt door de stuurgroep de betrouwbaarheid van de begrotingscijfers in de concept-businesscase 2007 ter discussie gesteld. Dit wordt ondermeer ingegeven door het aantal wijzigingen dat recentelijk in dit concept is aangebracht.
2.2 Doelstellingen en onderzoeksvragen
Kort samengevat kan de doelstelling van het onderzoek als volgt worden
omschreven:
Het verkrijgen van inzicht in de kwaliteit van de administratieve, financiële en bestuurlijke aspecten bij het project Hart van Dieren, alsmede de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatievoorziening, naar aanleiding van het tekort op de raming van de Businesscase 2005 zoals blijkt uit de Businesscase 2007.
Om inzicht te krijgen in de Centrale Onderzoeksvraag, dient een antwoord op de
volgende onderzoeksvragen te worden gegeven:
Administratief/financieel:
Is bij de businesscase 2005 uitgegaan van de juiste uitgangspunten en zijn
effectieve methodieken gehanteerd om tot een begroting te komen.
Welke externe omstandigheden hebben de uitkomsten van de businesscase
2005, vanaf 2005, beïnvloed en wat zijn de gevolgen hiervan voor de raming.
Hadden deze omstandigheden vooraf kunnen worden voorzien en is hier
rekening mee gehouden bij het opstellen van de businesscase 2005.
Is bij de risicoinventarisatie 2005 rekening gehouden met deze omstandigheden
en zijn adequate maatregelen benoemd. Zijn dezemaatregelen ook toegepast.
Is de administratieve en financiële administratie op orde en zijn de juiste instrumenten ingezet voor de sturing en de beheersing van het project.
Heeft rapportage volledig en tijdig plaats gevonden.
Hoe moet de kwaliteit van de bijstelling van de raming worden beoordeeld (uitgangspunten, criteria).
Sturing door de Stuurgroep HvD
Is de samenwerkingsovereenkomst duidelijk over inbreng van nieuwe elementen in het project en over het in beeld brengen van de consequenties hiervan.
Hoe is invulling gegeven aan de afspraken uit de samenwerkingsovereenkomst/ businesscase 2005.
Hoe is de besluitvorming in de stuurgroep, in relatie tot de samenwerkings-overeenkomst, tot stand gekomen, op basis van welke
afwegingen.
Is de risicoinventarisatie door de stuurgroep vastgesteld en zijn de maatregelen die voortvloeien uit de risicoanalyse door de stuurgroep tijdens het proces gehanteerd.
Hoe zijn eventuele (financiële) meevallers ingezet en is dit gebeurd conform de samenwerkingsovereenkomst.
Is de raming tijdens het proces bijgesteld op basis van de besluiten van de stuurgroep, wat is de invloed hiervan geweest op de geraamde tekorten en is de stuurgroep hierover geïnformeerd.
Zijn de randvoorwaarden/uitgangspunten van het project strikt bewaakt, zijn
voorgestelde wijzigingen geanalyseerd op beheersbaarheid en zijn de consequenties van deze wijzigingen in beeld gebracht.
Heeft de stuurgroep maatregelen getroffen om tijdig te kunnen sturen op externe invloeden en ontwikkelingen.
Heeft besluitvorming plaats gevonden conform de planning en conform de
uitgangspunten van de samenwerkingsovereenkomst.
Beoogd effect
Partijen in de stuurgroep beogen lering te trekken uit dit onderzoek en de bevindingen en de aanbevelingen te betrekken bij het vervolg van het project HvD
en bij toekomstige grote infrastructurele en gebiedsontwikkelingsprojecten.
De urgentie is: hoog
2.3 Type onderzoek
Het onderzoek kan worden gekenmerkt als een probleemsignalerend en probleemanalyserend onderzoek. Er wordt hier een onderzoek uitgevoerd naar de
problematiek en de oorzaken die hier aan ten grondslag liggen.
2.4 Randvoorwaarden
Belangrijkste randvoorwaarden voor het succesvol uitvoeren van het onderzoek en
het verkrijgen van betrouwbare informatie op de onderzoeksvragen zijn:
- Volledige medewerking aan het onderzoek door alle betrokken partijen;
- Verkrijgen van voldoende middelen voor het inzetten van externe expertise voor zover het onderzoeksteam deze nodig acht;
- Het verkrijgen van voldoende tijd om een zorgvuldig en gedegen onderzoek te kunnen uitvoeren;
- Voldoende samenwerking tussen de leden van het onderzoeksteam;
- Ter bevordering van de onafhankelijkheid van het onderzoek en de objectiviteit in de oordeelsvorming in deze, dient na de vaststelling van de onderzoeksopdracht geen interventie vanuit de stuurgroep en/of deelnemende partijen plaats te vinden. Tevens kunnen de leden van het onderzoeksteam niet worden aangesproken op hun functioneren in het onderzoeksproces;
- Ter bevordering van de doorlooptijd dient voldoende facilitaire ondersteuning te worden geboden. Deze ondersteuning is benodigd voor onder meer het vastleggen van de te houden interviews.
2.5 Risico’s
Bij het uitvoeren van onderzoeken en het trekken van conclusies uit het onderzoek
bestaat altijd een zeker risico op onjuistheden en onvolledigheden in het rapport.
De risico’s hierop dienen zoveel als mogelijk te worden beperkt. Een goede invulling van de hierboven genoemde randvoorwaarden is hierbij van het grootste belang.
Ter zake het volgende:
Op voorhand kan worden gesteld dat de leden van het onderzoeksteam, werkzaam bij een van de betrokken organisaties (controllers), in welke vorm dan ook een betrokkenheid hebben, immers kunnen de partijen (medewerkers) van de organisatie waar ze werkzaam zijn, worden geschaad.
Voor zover sprake is van onvoldoende tijd om het onderzoek uit te voeren, kan dit leiden tot onjuistheden in de bevindingen en conclusies. Immers kan dan in onvoldoende mate de vereiste informatie verkregen worden die nodig is voor een goede oordeelsvorming;
2.6 Beperkingen
Zoals blijkt uit de beschrijving van de doelstelling en de onderzoeksvragen richt
het onderzoek zich uitsluitend op het verkrijgen van inzicht in de oorzaken van het
geraamde tekort op basis van feiten. De onderzoeksvragen zijn hierop gebaseerd.
Het onderzoek is vooralsnog geen contra-expertise op de inhoudelijke onderbouwing van de begroting. Hiervoor zijn door het projectbureau gespecialiseerde externe bureaus ingeschakeld. De uitkomsten hiervan zijn op dit moment nog niet bekend. Indien gedurende het onderzoek naar het oordeel van de auditors twijfels ontstaan over de kwaliteit van de begroting kan aanvullend onderzoek worden verricht.
2.7 Rapportering
De rapportage kenmerkt zich door betrouwbaarheid, voorzover kan worden geopereerd binnen de hierboven genoemde randvoorwaarden. Dit betekent dat de conclusies en aanbevelingen altijd terug te herleiden zijn tot de bevindingen.
Bij het rapporteren zal er naar worden gestreefd dit op hoofdlijnen te doen, met behoud van betrouwbaarheid. Alleen de voor de oordeelsvorming relevante
informatie zal worden opgenomen in de rapportage.
Nadat het eerste concept van de rapportage gereed is, zal deze worden besproken met de stuurgroep. De verantwoordelijkheid van de rapportage berust derhalve bij het onderzoeksteam.
Voor zover zich omstandigheden voordoen die relevant zijn voor de voortgang en de uitkomst van het onderzoek zullen deze direct bij de stuurgroep worden neergelegd. Hier kan sprake van zijn op het moment dat de genoemde randvoorwaarden niet worden ingevuld, bijvoorbeeld voor zover niet de nodige medewerking wordt verkregen dan wel niet de vereiste informatie wordt overlegd.
Alvorens de definitieve rapportage aan de stuurgroep wordt aangeboden, krijgt de projectdirecteur Hart van Dieren gelegenheid om zijn reactie te geven op de feiten en bevindingen van het onderzoek. Deze reactie wordt als bijlage opgenomen in de rapportage. Na de behandeling in de stuurgroep krijgt de rapportage de openbare status.
3 Plan van aanpak
Het onderzoek doorloopt de volgende fasen:
Oriëntatiefase;
Onderzoeksfase;
Rapporteringfase.
De hier genoemde onderzoekfasen zullen hieronder nader worden toegelicht, waarbij teven een tijdsindicatie wordt gegeven. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een samenvattende planning van het totale onderzoeksproces.
3.1 Oriëntatiefase
In de oriëntatiefase wordt een verkennend onderzoek uitgevoerd dat erop is
gericht om alle informatie te verkrijgen die nodig is voor het uitvoeren van een
deugdelijk onderzoek en hierop gebaseerde oordeelsvorming. In de oriëntatiefase
zullen de volgende stappen worden doorlopen:
Gesprekken met de ‘keyplayers’ in het proces die erop zijn gericht om een eerste beeldvorming te verkrijgen over het proces van de totstandkoming van de Businesscase, alsmede inzicht te verkrijgen in de informatie die beschikbaar en benodigd is. Tevens zal uit die gesprekken moeten blijken welke betrokkenen van het onderzoek geïnterviewd moeten gaan worden;
Dossieronderzoek gericht op de verzameling van de broninformatie die bepalend is voor het verder verzamelen van informatie in de onderzoeksfase, alsmede het gericht selecteren van betrokkenen die zullen worden geïnterviewd;
Het plannen van de interviews met betrokkenen in het proces.
De oriëntatiefase sluit af met een nadere uitwerking en planning van de onderzoeksfase. Voor zover dit nodig wordt geacht door het onderzoeksteam zal overleg plaatsvinden met de stuurgroep, bijvoorbeeld als een tijdsoverschrijding dreigt.
3.2 Onderzoeksfase
In deze fase wordt het daadwerkelijke onderzoek uitgevoerd. De volgende stappen
zullen hierbij worden doorlopen:
Met alle, in de oriëntatiefase geselecteerde, betrokkenen zullen interviews worden afgenomen. Deze interviews zijn erop gericht om alle voor het onderzoek relevante informatie te verkrijgen, alsmede een beeld te krijgen over het verloop van het proces tot dan toe. Van de gevoerde gesprekken zullen gespreksverslagen worden gemaakt, welke ter bevestiging en ter tekening worden voorgelegd aan de geïnterviewden;
In de onderzoeksfase zullen de dossiers van Hart van Dieren verder worden bestudeerd op informatie die benodigd is voor het verkrijgen van antwoorden op de hierboven genoemde onderzoeksvragen.
3.3 Rapporteringfase
In de rapporteringfase wordt de verkregen informatie uit de onderzoeksfase vastgelegd in een rapportage. De rapportage wordt opgesteld door het onderzoeksteam en zal de volgende opbouw kennen:
Opdrachtformulering;
Beschrijving van de uitvoering van de opdracht;
Bevindingen voortkomend uit het onderzoek met de hierbij benodigde onderbouwing (feiten, beweringen e.d.);
Conclusies, welke zijn gebaseerd op de bevindingen van het onderzoek;
Aanbevelingen, welke zijn gebaseerd op de conclusies van het onderzoek.
Overigens zal in de rapporteringfase tijd moeten worden gereserveerd voor het
mogelijk nader verifiëren van feiten en beweringen uit het onderzoek, alsmede het
verkrijgen van aanvullende informatie die mogelijk nog ontbreekt.
3.4 Planning
Vooralsnog wordt uitgegaan van een doorlooptijd van het onderzoek van zeven weken. Het tijdstip van afronding van het onderzoek wordt bepaald door de datum dat daadwerkelijk kan worden gestart met het onderzoek.
4 Organisatie onderzoek
Hieronder wordt de organisatie binnen en rondom het onderzoek weergegeven.
Om de onafhankelijkheid en de kwaliteit van het onderzoek te waarborgen zal een externe ‘lead auditor’ worden aangesteld.
4.1 Rollen en Verantwoordelijkheden
Voor het onderzoek zijn de volgende rollen van belang:
De onderstaande tabel geeft een beschrijving over de verantwoordelijkheden per
rol weer.
Relevante documenten (met versienr.)
- lijst wordt nog opgesteld
-
-
-
4.2 Planning
Start onderzoek: 25 september 2007
Concept rapportage: medio november
Vaststelling rapportage: eind november
Capaciteit:
Lead Auditor 100 uur
Controllers: 120 uur elk
Ondersteuning (inhoudelijk): PM
Ondersteuning (secretarieel): 100 uur
5. Financiële inspanning
De kosten voor uitvoering van dit onderzoek zullen worden ingebracht in de totale kosten van het project Hart van Dieren. De kosten zullen worden gedragen door
de deelnemende partijen.
Vooralsnog bestaat geen goed inzicht in de kosten die verband houden met de inhuur van externe expertise. Verwacht mag worden dat deze kosten in de bandbreedte van € 15.000 tot € 30.000 zullen vallen.
==============================================================
HIERONDER STAAN AFBEELDINGEN VAN ALLE PAGINA'S VAN DE OPDRACHT
KLIK OP 'N AFGEBEELDE PAGINA OM TE VERGROTEN
==============================================================
