Het brievensysteem

Hebt u zich wel eens afgevraagd wat er met uw brief aan de gemeenteraad gebeurt?
Dan heb ik hier wellicht een eye-opener voor u.

1. Zodra op het gemeentehuis de brief is ontvangen dan krijgt u van de gemeente een keurige ontvangstbevestiging retour.

U denkt dan dat u goed zit en dat de gemeenteraad serieus aandacht aan uw brief zal schenken.

2. Een brief die gericht is aan de gemeenteraad wordt op de raadsagenda geplaatst onder het agendapunt “aan de raad gerichte brieven”.
Deze “aan de raad gerichte brieven” worden in het algemeen niet per post of mail naar de raadsleden gestuurd. Een raadslid moet daarvoor persoonlijk zo’n document gaan inzien op het gemeentehuis. Met ander woorden: het raadslid moet daarvoor extra moeite doen.

Het inzien van deze stukken blijft zeer vaak achterwege. Ik durf te stellen dat de meeste raadsleden de meeste ingezonden brieven niet bekijken.

3. In de raadsagenda staat een zeer korte omschrijving van de brief plus de voorgestelde procedure om de brief af te handelen. Mijn brief (Enquête Hart van Dieren) kreeg het voorstel “pré-advies college”. De raad verzoekt dan aan de betrokken wethouder om een antwoordbrief voor te bereiden, die vervolgens door de raad wordt vastgesteld (het antwoord komt dan enige tijd later terug op de raadsagenda);

Dit procedurevoorstel wordt in raadsvergadering vrijwel altijd als hamerstuk afgedaan. Incidenteel wil er nog wel eens een raadslid zijn dat nader aandacht voor de brief wil maar meestal worden de brieven zonder behandeling doorgestuurd naar het college dat de brieven verder afhandelt (voor een pré-advies of voor volledige afhandeling).

De meeste raadsleden hebben nog steeds geen flauw idee wat er in de brief staat.

4. Na verloop van tijd komt de wethouder met een voorstel voor beantwoording. Dit voorstel wordt op raadsagenda geplaatst onder het agendapunt “Vaststellen van besluiten n.a.v. aan de raad gerichte brieven”
`
In de raadsvergadering is dit opnieuw een hamerstuk.

Zonder kennis (bij de meeste raadsleden) van de inhoud van de oorspronkelijke brief gaat de raad ongezien akkoord met de beantwoording door het college en krijgt uw antwoord

De procedure oogt aardig en lijkt waterdicht maar de gemeenteraad komt er in de praktijk meestal niet aan te pas en u krijgt geen antwoord van de gemeenteraad maar van het college van B&W. (of nog sterker, van de ambtenaren die voor de wethouder werken).

Gemeenteraad is toch hetzelfde als het college van B&W? Of niet dan?

Als u denkt dat de gemeenteraad uw brief serieus heeft gelezen en daarop een weloverwogen antwoord heeft geformuleerd dan wacht u toch een teleurstelling.

In de tekst heb ik de woorden “meestal” en “meeste” gebruikt. Heel soms wil een raadslid nog wel eens spontaan aandacht voor het onderwerp vragen. Soms helpt het als u aan een of meer gemeenteraadsleden vraagt om extra aandacht aan uw brief te schenken. Soms helpt dat ook niet.

P.S.: Misschien hebben enkele raadsleden nu kennis van mijn brief genomen via deze weblog.