Jaarstukken 2022 - Gedoe!

In de raadsvergadering van 4 juli 2023 werden de Jaarstukken 2022 door de raad beoordeeld. Met de Jaarstukken legt het college van B&W verantwoording af over het beleid en de financiën van het voorgaande jaar. 

Je wordt niet vrolijk van het gedoe met en rond deze stukken.

 De Werkgroep Jaarrekening licht elk jaar de concept jaarstukken kritisch door met het doel een advies over de jaarstukken aan de raad uit te brengen. Ik ben zelf lid van deze werkgroep. Ieder jaar is er wel iets aan te merken maar dit jaar maakte het college het wel heel bont.  In het concept ontbrak essentiële informatie zonder dat daar een verklaring voor werd gegeven. Dat veroorzaakte behoorlijk wat irritatie. Ik kreeg echt het idee dat ik nodeloos energie aan het verspillen was en heb dan ook op het punt gestaan om in de werkgroep Jaarrekening de Pijp aan Maarten te geven.

Tot op het laatste moment op 30 juni kwamen er nog wijzigingen.

De accountant was ook niet tevreden over de opgeleverde stukken en had meer tijd nog om de controles door te voeren. Sterker nog pas tijdens de raadsvergadering van 4 juli waarin de jaarstukken aan de orde kwamen kwam  de accountantsverklaring binnen.

De conclusies van de werkgroep waren niet mals.

Enkele alinea’s uit de bevindingen van de Werkgroep Jaarrekening.

“De werkgroep is van mening dat door het (nog) niet verstrekken van deze informatie haar belangrijke informatie is onthouden. Op basis van de jaarstukken, in de vorm zoals die nu aan de werkgroep zijn voorgelegd, valt daardoor niet op te maken hoe het is gesteld met de financiële positie van Rheden.”

“In de stukken staat vermeld dat de jaarrekening 2022 sluit met een positief saldo, te weten een overschot van afgerond € 2.691.000. Een mooi resultaat lijkt het, maar uit de stukken blijkt niet wat de aanleiding is van dit overschot en evenmin welke bestemming van het rekeningresultaat het college aan de raad wil voorstellen. Zijn de doelen die de gemeenteraad bij de begroting 2022 heeft vastgelegd wel gehaald? Zijn taken in 2022 goedkoper uitgevoerd dan begroot? Of was er geld beschikbaar gesteld, maar was het college er niet in geslaagd om dat in 2022 uit te voeren? In dat geval is er weliswaar sprake van een overschot, maar moet hiervoor een bestemmingsreserve worden aangelegd en zegt dit dus niets over het rekeningresultaat. De werkgroep jaarrekening is van mening datdit onvoldoende uit de overgelegde stukken kan worden afgeleid.”

 “Volgens de bestuurlijke planning ontvangt de raad de definitieve jaarstukken eerst op 2 juni 2023. Dit is echter ook de datum waarop de werkgroep jaarrekening volgens planning haar advies uitbrengt. Dat betekent dat de werkgroep niet in staat is geweest om een oordeel te geven over de financiële positie van Rheden. Zij kan daarom niet anders dan zich te onthouden van een belangrijk onderdeel van haar advisering.”

 “De conclusie van het voorgaande is, dat de werkgroep jaarrekening veel tijd en energie heeft gestoken in dit jaarrekeningproces, maar op basis van de haar ter beschikking gestelde informatie niet in staat is om haar adviesrol op een juiste manier te kunnen invullen. Dit moet naar de mening van de werkgroep jaarrekening echt anders. De werkgroep blijft dan ook bij haar standpunt dat het jaarrekeningproces zodanig moet worden ingericht dat de accountant met de controlewerkzaamheden kan starten in de eerste week van april en de werkgroep jaarrekening voldoende in staat is om de bevindingen van de accountant mee te kunnen nemen in haar beoordeling van de jaarstukken. Alleen dan is het voor de werkgroep jaarrekening mogelijk om een gedegen advies te kunnen geven over de jaarstukken en wordt de raad in positie gebracht om zijn controlerende rol goed te kunnen vervullen. Gelet op het voorgaande onthoudt de werkgroep jaarrekening zich van een inhoudelijk advies over de jaarstukken.”

In een reactie op de bevindingen  van de werkgroep probeerde het college de schuld deels in de schoenen van de accountant te schuiven. (“veel tijd nodig voor afstemming met de accountant” )

Dit moet echt beter. Niet alleen in tijd sneller maar ook kwalitatief beter. Het college dient alles op alles te zetten om dit voor de jaarstukken 2023 fors te verbeteren.

Er wordt veel geld gepompt in het professionaliseren van de organisatie. De informatiesystemen zouden zo langzamerhand op orde moeten zijn evenals de processen. Sinds vorig jaar worden er kwartaalafsluitingen gehouden. Die kwartaalafsluitingen zouden juist moeten helpen om de jaarrekening goed en op tijd af te kunnen ronden.

Begin eerder met de voorbereiding. Een goede voorbereiding is het halve werk.  Zodat de raad tijdig, complete en kwalitatief goede en gecontroleerde jaarstukken ontvangen.  Het college weet waar het verkeerd gaat.
Anticipeer daar dan op.

Ik had eerder (op 15 juni) al gevraagd wanneer de jaarafsluiting 2023 is gepland.  Daarop kwam het antwoord: 1 maart 2024. Dat werd in het verlsag van die vergadering echter niet vastgelegd. Ik heb in de raadsvergadering van 4 juli daarom expliciet aan de wethouder gevraagd om dit nog eens te bevestigen. 

Vastgelegde toezegging tijdens de raadsvergadering van 4 juli: 

Wethouder Klomberg zegt, naar aanleiding van het verzoek van de heren Endeveld en Kooijmans, toe op 1 maart de boeken te sluiten, zodat de accountant tijdig kan beginnen met de controle werkzaamheden.

We zullen hem hieraan houden!