Audit Stuurgroep - 1. Audit Hart van Dieren

De komende dagen zal ik 'n paar stukjes aan de Stuurgroep-audit van Hart van Dieren wijden. Ik zal de volledige tekst van de audit in de weblog opnemen. Voor het nageslacht. En van commentaar voorzien. We starten met hoodfstuk 1. Da's overigens nog niet zo spannend. Dus ik heb er slechts enkele opmerkingen over.

1. AUDIT HART VAN DIEREN

Nadat de gemeente Rheden en de provincie Gelderland sinds 2001 de mogelijkheden hadden onderzocht van hun plan om de verkeersdoorstroming en leefbaarheid in de kern van Dieren te bevorderen, hebben zij hiertoe in 2005 een samenwerkingsovereenkomst gesloten. Middels die overeenkomst werd, samen met ProRail, de haalbaarheidsfase afgesloten en een start gegeven aan de planfase van het project ‘Hart van Dieren’.

Deze samenwerkingsovereenkomst was onder meer gebaseerd op een businesscase ten behoeve van het project Hart van Dieren. Sinds 2005 hebben Stuurgroep en Projectbureau gewerkt aan het project. Inmiddels is er door het Projectbureau een geactualiseerde businesscase opgesteld, waaruit een fors tekort blijkt ten opzichte van de BC2005. Dit verschil, in combinatie met ‘verschillende signalen en verwachtingen die moesten worden bijgesteld’, heeft geleid tot vragen over project ‘Hart van Dieren’.

In dat licht heeft de Stuurgroep Hart van Dieren aangekondigd een tweetal onderzoeken uit te laten voeren. Eén onderzoek richt zich op de mogelijkheden om het plan aan te passen teneinde het binnen het bestaande budget uit te kunnen voeren. Het tweede onderzoek betreft een audit door controllers van betrokken partijen, aangevuld met een externe lead auditor. Dit rapport omvat het resultaat van dit tweede onderzoek.

Onderzoeksvraag

De Stuurgroep heeft voor de audit Hart van Dieren de volgende centrale onderzoeksvraag geformuleerd:

Het verkrijgen van inzicht in de kwaliteit van de administratieve, financiële en bestuurlijke aspecten bij het project Hart van Dieren, alsmede de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatievoorziening, naar aanleiding van het tekort op de raming van de BC2005 zoals blijkt uit de BC2007.

Aanvullend op deze onderzoeksvragen heeft de Stuurgroep een zestiental deelvragen opgesteld. Deze deelvragen geven wij weer in hoofdstuk zes van dit rapport. Daar formuleren wij ook conclusies aangaande deze vragen.

Samenstelling en werkwijze audit-team

In eerste instantie was sprake van een zogenaamde interne audit. Dit hield met name in dat de audit werd uitgevoerd door vier auditors vanuit de betrokken organisaties. Kort na de start van deze interne audit is hierover een nader besluit genomen, namelijk dat dit team onder leiding van een lead auditor verder zou werken. Dit met name om de onafhankelijkheid van de audit zo goed mogelijk te waarborgen. Uiteindelijk is Berenschot uitgekozen om deze rol van lead auditor te vervullen.

Dat leek een heel verstandige zet. Hoewel dit nog geen garantie is voor onafhankelijkheid lijkt de audit daardoor toch redelijk onafhankelijk te hebben plaatsgevonden. Of de audit daardoor aan kracht heeft gewonnen betwijfel ik. De uitleg op de informatieavond was nogal zwak.

Vanaf dat moment hebben lead auditors en de interne auditors en controllers als een gezamenlijk team gewerkt aan het onderzoek en deze rapportage. Bij alle activiteiten zijn zowel de interne auditors als de lead auditors actief geweest. Zo zijn vrijwel alle interviews afgenomen door een duo bestaande uit een interne en lead auditor.

Op hoofdlijnen zijn voor deze audit de volgende activiteiten ondernomen:

• Zelfstandig documentenonderzoek door het audit-team. Zowel gericht op de financiële documenten, als op meer bestuurlijke en procesmatige stukken. Een overzicht hiervan ziet u in bijlage 2. In bijlage 3 is een door het audit-team opgestelde tijdlijn opgenomen.

• Er zijn ruim twintig gesprekken gevoerd (zie eveneens bijlage 2) met betrokkenen bij het project. Het ging om bestuurders, ambtenaren en externe adviseurs. Deze personen zijn allen tussen 2004 en 2007 in verschillende perioden betrokken geweest bij het project. De geïnterviewden hebben het vertrouwelijke gespreksverslag dat is gemaakt ter correctie voorgelegd gekregen. Afgesproken is dat deze in het dossier van Berenschot blijven en dat niet herleidbaar naar personen zal worden gerapporteerd in dit rapport.

Merkwaardigerwijs wordt de raad overgeslagen. Ook de bevolking komt niet aan bod. Er wordt in het rapport wel gesteggeld over het draagvlak onder bevolking maar de bevolking is in het onderzoek niets gevraagd en de houding en de rol van de gemeenteraad komt ook nauwelijks aan bod. Niet ter zake doende, onderzoekers?
Nee, het zat niet in de opdracht. Hoe onafhankelijk ben je dan?


Op basis van deze bronnen heeft het audit-team de nu volgende rapportage opgesteld. Deze is als volgt opgebouwd. We beginnen in hoofdstuk twee met een korte terugblik op het ontstaan van het project. Daarop sluit hoofdstuk drie aan met een beschrijving van de organisatie van de samenwerking. Hierbij gaan we met name in op de samenwerkingsovereenkomst en enkele bevindingen aangaande het Projectbureau.

Daarna gaan we in hoofdstuk vier uitgebreid in op de financiële bevindingen. De opstelling en ontwikkeling van de verschillende ramingen en businesscases wordt beschreven. In hoofdstuk vijf beschrijven en analyseren we vervolgens de informatievoorziening in het project. Hoofdstuk zes rond dit rapport af en bevat de conclusies en aanbevelingen.

Hoofdstuk 1 tot en met 5 zijn voor commentaar voorgelegd aan de leden van de Stuurgroep Hart van Dieren en de projectdirectie. Het audit-team heeft deze voor eigen verantwoordelijkheid verwerkt in deze rapportage.

Ik zou deze concept-versie graag eens willen inzien. Dit tast de onafhankelijkheid natuurlijk weer behoorlijk aan. Ze hadden het oorspronkelijke rapport moeten publiceren met een apart hoofdstuk waarin de stuurgroep en de projectdirectie hun zegje hadden kunnen doen.
Op deze manier is het niet een echt onafhankelijk onderzoek geworden.

Maar goed. De uitleg op de informatieavond was ver onder de maat. We zullen het met het rapport zelf moeten doen.